فراحرف

مجله اینترنتی فراحرف,آموزش و توسعه مهارت های فردی و اجتماعی,ارائه ایده های کسب و کار

اشتباهات رایج در مدیریت جلسات کاری و گردهمایی ها و نحوه رفع آن ها

مجموعه: تعداد بازدید: 22

در ادامه به بررسی اشتباهات رایج ارائه در جلسات کاری و گردهمایی ها که به محبوبیت و نفوذ شما صدمه می زند پرداخته و نحوه رفع و بهبود تجربه جلسه کاری را آموزش می دهیم.

نحوه برگزاری جلسات کاری موفق

اشتباهات رایج ارائه در جلسات کاری و گردهمایی ها و نحوه رفع آن ها

تابستان فرا رسیده و در این مواقع شرکت های کوچک و بزرگ از این زمان برای ارتباط هر چه بیشتر با دیگر نهاد ها، شرکت ها و افراد استفاده می کنند. در کل می توان فراخوان و ثبت همکاری های بیشتری را در این فصل مشاهده نمود. این افزایش فعالیت برای کارمندان می تواند به معنای افزایش جلسات کاری با داعضای شرکت و دیگر افراد باشد.

با وجود حساسیت های جلسات کاری برای خود فرد و دیگری برای شرکت، ارائه صحیح و بدست آوردن نیازی که منجر به تشکیل جلسه را به وجود آورده برای همگان واضح است. اما در بسیاری از مواقع استرس و عدم مدیریت صحیح جلسه و گردهمایی باعث می شود تا این گردهمایی آن طور برنامه ریزی شده پیش نرود و این  مورد به خصوص در افزایش ترافیک جلسات به خوبی دیده می شود.


حتما بخوانید: استرس در محیط های خاص و کاری و راه های تسکین و از بین بردن آن


اشتباهات رایج در اجرای جلسات کاری

با وجود تفاوت زمینه های هر جلسه کاری از دیگری نحوه برگزاری در همه آن ها مشترک است و در این حالت به طور معمول آسیب های وارد شده به این جلسه از سوی عوامل مشترکی وارد می شود. فراحرف با بررسی اشتباهات رایج در اجرای جلسات کاری ۳ مورد از اشتباهات متداول در اجرای گردهمایی را معرفی می کند.

اشتباه شماره ۱ | تعداد بالای اهداف و افراد

هر چه اهداف، افراد و موضوعات خود را محدودتر کنید، دریافتی بیشتری خواهید داشت. به کرات مشاهده می شود که افراد بسیاری به جلسات کاری دعوت شده در حالی که نیازی مبرمی به حضور آن ها وجود ندارد یا به موضوعات و مسائل متعددی پرداخته می شود اما این جلسه کشش حل تمامی آن را را نداشته و در آخر با پراکندگی و عدم مشارکت صحیح به دلیل ازدیاد افراد، جلسه کاری به نتیجه پیش بینی شده نمی رسد.

نحوه رفع آن:

  • افراد – حضور بیش از حد افراد، بر خلاف فضای گرمی که به وجود می آورد این مشکل را از ابتدا به وجود می آورد که تمامی افراد یا نمی توانند به طور منظم ایده و نظرات خود را مطرح کرده و یا با ایجاد بی نظمی جلسه به نتیجه ای نمی رسد. برای تشکیل یک جلسه بهتر است به جای در نظر گرفتن گروه هایی که می خواهید آن ها را در گردهمایی خود شرکت دهید به حداکثر افرادی که حضور آن ها به نفع جلسه می باشد فکر کرده و با تشکیل جلسات هر چه کوچک تر مشارکت افراد را افزایش دهید.
  • اهداف و موضوعات – در صورت تعدد اهداف موجود در یک جلسه و شاخه شاخه شدن آن ها، با ایجاد سردرگمی، حاضرین مجلس نمی توانند به اتفاق بر روی یک موضوع بحث کنند. تعیین یک هدف واحد پیش از اجرای جلسه به افراد شرکت کننده کمک می کند تا درخور جلسه در پیش، محتوا و ایده خود را آماده نمایند در واقع بهتر است به جای تعدد اهداف با تقسیم کردن یک موضوع بزرگ اهداف متعدد کوچکتری را در یک مسیر مشخص ارائه دهید.

حتما بخوانید: عزت نفس؛ چیزی که از نداشتن آن رنج خواهید برد!


اشتباه شماره ۲ | حواس پرتی و امور غیر ضروری

هنگام صحبت از جلسات کاری داریم در مورد افراد بالغ و خبره صحبت می کنیم اما به راستی که وجود حواس پرتی و عدم توجه حاضرین به متن جلسه همانند جلسات مدارس همچنان به عنوان یک معضل بزرگ به حساب می آید. آنچه به عنوان نظم در جلسه صحبت می شود به معنای سکوت مطلق نیست و در واقع فضای آرامی برای ارائه یک به یک نظرات و دیدگاه ها می باشد.

نحوه رفع آن:

تجهیزات دیجیتال و چند وظیفگی را به کنار گزشته و بر جلسه تمرکز کنید. – برای این کار می توانید از شرکت کنندگان بخواهید تا تمامی وسائل دیجیتال خود را در گوشه ای از محوطه محل جلسه قرار داده و در طول جلسه به جز موارد ارائه و کاری که مرتبط با گردهمایی می باشد از آن استفاده نکنند. موسیقی، تلوزیون روشن و ورود ناگهانی افراد غیر مرتبط خود به تنهایی می تواند وقت بسیاری را تلف نماید. در صورتی که جلسه خود را از راه دور اجرا می کنید بهتر است به سمت تماس و ارتباط تصویری روی بیاورید چرا که بررسی ها نشان می دهد که افراد در ارتباط تصویری نسب به ارتباط صوتی کمتر به انجام چند وظیفه به طور همزمان می پردازند. موارد زیر از دیگر روش های آماده سازی برای جلسه و جلوگیری از اتلاف وقت و حواس پرتی می باشد.

  • تمامی تلفن های هوشمند را در یک مکان قرار داده و از اعضا درخواست کنید که از آن استفاده نکنند.
  • به موقع حاضر شوید
  • مواد غذایی و لوازم غیر مربوط را به محل کار خود نیاورید.
  • آماده یادداشت برداری باشید.
  • آماده مناقشه در مورد موضوع جلسه وارد شوید.

حتما بخوانید: هدف ها و اهمیت انتخاب صحیح آنها در زندگی


اشتباه شماره ۳ | انحصار در اجرای جلسه

ممکن است درگیر جلسات کاری شده باشید که در آن یک شخص یا بهتر است بگوییم سخنران به طور متوالی در حال صحبت کردن و اجازه شرکت در بحث را به دیگران نمی دهد. وجود یک رهبر و راس در پیشبرد یک گردهمایی ضروری می باشد امخا عدم اجازه به دیگر افراد به طرح مسائل و نظرات خودشان، رغبت آن ها را به گوش دادن به صحبت های شما را نیز کاهش می دهد.

نحوه رفع آن:

تخصیص برنامه و وظائف مشخص به هر شخص – در مقابل انحصار فعالیت یک فرد، بی برنامگی در ارائه محتوا نیز کیفیت جلسه را کاهش می دهد. بهترین راهکار این است که پیش از شروع گردهمایی، ابتدا برای جلسه خود ی برنامه شامل وظائف زیر مجموعه آن تعریف کرده و افراد  شرکت کننده از پیش ابلاغ نمایید. با تعیین برنامه و هدف تعیین شده، هر شخص می تواند خود را برای یکی از زیرمجموعه های برنامه ها آماده نموده و در زمان تعیین شده به ارائه محتوای خود بپردازد.

 


حتما بخوانید: نحوه افزایش بهره وری و بهبود کارایی مغز با استفاده از ۴ تمرین و نکات علمی


نحوه موفقیت در برگزاری جلسات کاری

برگزاری یک جلسه کاری موفق بسته به موضوع، هدف، افراد حاضر، زمان و دیگر موارد بوده و نیاز پیروی از اصول و خطی مشی مرتبط با هر شرکت می باشد. اما در کل می توان نبود خلاقیت در اجرای هر جلسه و پراکندگی موضوعات و افراد را از جمله اشتباهات رایجی دانست که با کمی تحقیق و بررسی قابل رفع می باشد. آنچه که در انجام یک جلسه مهم می باشد رسیدن به یک توافق و هدف معین برای خود و یا شرکت می باشد و تعیین برنامه و نحوه پیشرفت جلسه پیش از اجرای آن می تواند تا زیادی اشتباهاتی که ممکن است رخ دهد را برطرف نماید.

منبع: enterpreneur

نظر شما !!!

نظر شما برای “ اشتباهات رایج در مدیریت جلسات کاری و گردهمایی ها و نحوه رفع آن ها ”