فرا حرف

مجله اینترنتی فراحرف,آموزش و توسعه مهارت های فردی و اجتماعی,ارائه ایده های کسب و کار

۴ نکته ای که در تهیه لیست کارها برای انجام هر چه بهتر آن ها باید رعایت کنید

مجموعه: تعداد بازدید: 9

در ادامه نحوه نوشتن لیست کارها و امور انجام نشده بهینه برای انجام دادن بهتر کارها و اولویت بندی صحیحخ آن ها که باعث می شود امور بیشتری را در وقت کمتری انجام دهید؛ می پردازیم و نحوه تقسیم بندی زمان برای امور روزانه را آموزش می دهیم.

چگونه لیست کارها انجام نشده بهینه تهیه کنیم؟

5 نکته ای که در تهیه لیست کارها برای انجام هر چه بهتر آن ها باید رعایت کنید

در طول روز یک سری امور و وظائف روزمره، کاری و غیر منتظره در مقابل ما قرار دارد که به اجبار یا علاقه باید قسمت بزرگی از آن ها را در طول ۲۴ ساعت به پایان برسانیم. جدا از ماهیت هر کار، تمامی آن ها از یک سطح زمان مورد نیاز و اولویت برخوردار نمی باشند و اینجاست که باید با آگاهی از کارهای متداولی که در طول روز انجام میدهیم با سامان دهی ان ها، یک برنامه دقیق و نقشه راه مفصل برای انجانم این امور انجام نشده تهیه کنیم. برای اینکار شاید در کنار برنامه ریزی و زمان بندی، تهیه لیست کارها از متداول و محبوب ترین روش های مدیریت امور روزانه باشد.

شاید لیست کارها را یک مجموعه اموری در نظر بگیرید که پشت سر هم بر روی کاغذ یا در دستگاه های دیجیتال نوشته می شود. حقیقت امر اینجاست که اکثریت افراد در طراحی لیست کارها خود تنها به این مقدار بسنده می کنند اما در زمان استفاده از آن به دلیل عدم برنامه ریزی صحیح و نبود آگاهی از کارهایی که ممکن است به طور غیر منتظره بر سر راهشان قرار گیرد؛ روند کلی لیست کارها انجام نشده خود را از دست می دهند.

بدین منظور در ادامه به معرفی چهار نکته و ترفند برای مدیریت هر چه بیشتر لیست وظائف می پردازیم که مدیریت و تقسیم زمان و انرژی را برای شما آسان تر کرده و به شما کمک می کند تا با آگاهی بیشتری برنامه کاری خود را بچینید.


حتما بخوانید: اشتباهات رایج در مدیریت جلسات کاری و گردهمایی ها و نحوه رفع آن ها


۱- کمیت و کیفیت را با هم در نظر بگیرید

در انجام امور باید علاوه بر مقدار کاری که انجام خواهیم داد، کیفیت آن را بررسی نماییم. ممکن است در حین تهیه لیست کارهای خود با در نظر گرفتن امور متعدد فکر کنید که دارید با موفقیت پیش می روید. اما اگر زمانی که در دست دارید و برای هر کدام از ان ها باید خرج کنید را محاسبه نمایید آیا می توانید به تمامی این موارد برسید؟

حتما چندین بار یک کار روزمره را انجام داده اید پس می دانید که این کار برای انجام به نحو احسن به چه زمان و مقدار کاری نیاز دارد. با در نظر گرفتن مجموعه اموری که در پیشبرد موفقیت شما سهیم می باشد آن ها را به مقدار نیاز و با در نظر گرفتن مقداری زمان برای امور غیر منتظره در نظر گرفته و در یک مکان موقت وارد نمایید.


حتما بخوانید: خلاقیت در کارآفرینی با بهره گیری از عادت نوشتن و خاطره نویسی


۲- حواستان به امور غیر منتظره باشد

امروز میخواهید چه کاری انجام دهید؟ نظافت خانه؟ پرداخت قبوض و… اما آیا روز در پیش رویتان آن جور که می خواهید پیش خواهد رفت؟ یک مهمان ناخوانده یا ترافیک شهری غیر منتظره می تواند نه تنها زمان کار بعدی که در لیست خود در نظر گرفته اید را بر هم بزند بلکه آهنگ کاری روزانه ای را که به آن عادت کرده اید را مختل می کند و این به دلیل لبریز بودن ظرفیت وقت در دسترس شما می باشد.

در مقابله با امور غیر منتظره ابتدا رسیدن به آمادگی کامل با این امور اهمیت دارد و سوم قبول اینکه راه فراری از آن ها وجود ندارد و بهتر است مقداری از زمان خود را برای پرداختن به این فعالیت ها در نظر بگیرید.


حتما بخوانید: راههای آسان برای کم کردن هزینه های زندگی


۳- از در دسترس ترین روش استفاده نمایید

سلیقه هر کس در تهیه لیست کارها متفاوت است. برخی تمایل دارند تا وظائف خود را بر روی یک کاغذ و برخی در تلفن همراه خود وارد نمایند. هر دوی این روش ها می تواند کاربردی باشد به شرطی که در هر شرایطی به توان به آن ها دسترسی داشت.

لیست کارهای دیجیتال این امکان را به شما می دهد تا بتوانید با تهیه یک لیست بر روی یک دستگاه، از آن در دستگاه دیگر در مکان دیگری استفاده نمایید. از آن طرف، حفظ و به خاطر سپاری برنامه کاری نوشتاری نیز آسان تر بوده و به تجهیزات پیشرفته ای نیاز ندارد. اهمیت یک لیست وظائف در دسترس بودن و خوانایی می باشد در صورتی که مجموعه بالایی از امور را باید در این فهرست ذکر کنید شاید نمونه دیجیتال به دلیل قابلیت ویرایش به کارتان آید اما در موارد ساده تر استفاده از نسخه مکتوب آسان تر می باشد.


حتما بخوانید: نحوه افزایش بهره وری و بهبود کارایی مغز با استفاده از ۴ تمرین و نکات علمی


۴- نگاه کلی به تقسیم بندی زمان داشته باشید

لازم نیست که برای لحظه به لحظه روزتان برنامه بچینید. اگر یک بازه کوچک از لحظات برنامه ریزی شما آن جور که در نظر گرفته بودید پیش نرود با وجود ازدحام بالای وظائف درج شده، روند کلی برنامه از هم می باشد. لیست کارهای خود را بر اساس مواردی که فکر می کنید باید انجام دهید چیده و با توجه به اهمیت هر کدام آن ها را اولویت بندی نمایید. اینکه برای هر برنامه یک زمان تعیین کنید خوب است اگر پایبندی بیش از حد به آن جز استرس عایدی برایتان نخواهد داشت.

در واقع به جای تقسیم کارها بر اساس زمان با تقسیم آن ها بر اساس وظائف کوچکتر موجود در آن کار، دید کلی از زمان تقریبی انجام هر کدام از زیر مجموعه ار مربوطه را بدست آورید و سعی در تکمیل هر کدام یکی پس از دیگری داشته باشید.


حتما بخوانید: نوشتن رزومه کاری حرفه ای برای استخدام تضمینی با استفاده از ۴ ترفند


موفقیت در تکمیل لیست کارها

لیست کارها به آگاهی بیشتر از امور کمک می کند اما تضمین کننده موفقیت در آن ها نیست

شاید با تهیه یک لیست هر چند کامل و بهینه فکر کنید که دیگر مشکلی برای انجام این امور نخواهید داشت. کارهای روزمره ما هر چقدر هم که متداول باشند در هر بار انجام به نحو متفاوتی انجام می گیرند و این بدان معنا می باشد که لیست کاری در عین جامع بودن و پوشش تمامی امور، نباید حتما لحظه به لحظه زندگیتان را شامل شود بلکه با یک نگاه کلی، آگاهی شما را نسبت به وظائفی که در پیشرفت و موفقیت به شما کمک می کند را شامل باشد.

بر گرفته از: Forbes

مطالب مرتبط

نظر شما !!!

نظر شما برای “ نحوه افزایش بهره وری و بهبود کارایی مغز با استفاده از ۴ تمرین و نکات علمی ”